Proteger los datos de una empresa exige combinar medidas técnicas, como contraseñas robustas, copias de seguridad y control de accesos, con el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, o GDPR en inglés) y de la normativa española. Estas son las claves para empezar.
¿Qué normativa te afecta?
Si tu empresa trata datos personales de clientes, empleados o proveedores, te afecta el RGPD (Reglamento UE 2016/679) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). La autoridad de control en España es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Medidas básicas de seguridad
- Control de accesos: cada persona accede solo a los datos que necesita para su trabajo.
- Contraseñas robustas y, siempre que sea posible, verificación en dos pasos.
- Copias de seguridad periódicas y comprobadas.
- Cifrado de equipos portátiles y dispositivos extraíbles.
- Antivirus y actualizaciones al día en todos los equipos y servidores.
Documentación que debes tener
El RGPD exige poder demostrar que se cumple. Entre otros documentos, conviene mantener el registro de actividades de tratamiento (tienes una plantilla gratuita), las políticas de privacidad, los contratos con proveedores que acceden a datos y un procedimiento para atender los derechos de las personas (acceso, rectificación, supresión, etc.).
Qué hacer ante una brecha de seguridad
Si se produce una brecha que afecte a datos personales y suponga un riesgo para las personas, el RGPD obliga a notificarla a la autoridad de control sin dilación indebida y, cuando sea posible, en un plazo de 72 horas desde que se tiene constancia. Tener un protocolo previo ahorra tiempo y errores. Si quieres ver las cifras reales, lee cuánto han crecido las brechas de datos notificadas a la AEPD.
Checklist de cumplimiento del RGPD para pymes
Si quieres saber en qué punto está tu empresa, repasa esta lista. Cada «no» es una tarea pendiente:
- ¿Tienes el registro de actividades de tratamiento actualizado?
- ¿Tu web tiene política de privacidad, aviso legal y banner de cookies correctos?
- ¿Has firmado contratos de encargado del tratamiento con la gestoría, el informático o el proveedor de software?
- ¿Tus empleados han firmado el compromiso de confidencialidad y saben cómo tratar los datos?
- ¿Las copias de seguridad se hacen solas y has comprobado que se pueden restaurar?
- Si tienes cámaras, ¿hay carteles de zona videovigilada y las grabaciones se borran en un mes?
- ¿Sabes qué hacer y a quién avisar en las primeras 72 horas si sufres una brecha de datos?
Si tienes una clínica o un centro de estética, revisa también nuestra guía de IT y protección de datos para clínicas, porque los datos de salud tienen una protección especial. Y si usas cámaras, consulta los requisitos en nuestra página de videovigilancia para empresas.
Por qué importa cumplir
Las sanciones del RGPD pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global, según la infracción. Además de evitar multas, cumplir refuerza la confianza de tus clientes.
Preguntas frecuentes sobre el RGPD en empresas
¿El RGPD afecta también a autónomos y pequeñas empresas?
Sí. Afecta a cualquier empresa o autónomo que trate datos personales de clientes, empleados o proveedores, sin importar su tamaño.
¿Es obligatorio tener un delegado de protección de datos?
Solo en algunos casos, por ejemplo cuando se tratan datos de salud a gran escala o se vigila de forma sistemática a personas. La mayoría de pymes no lo necesitan, pero sí deben cumplir el resto de obligaciones.
¿Qué documentos necesita una pyme para cumplir el RGPD?
Como mínimo, el registro de actividades de tratamiento, las cláusulas informativas y la política de privacidad, los contratos con encargados del tratamiento y un procedimiento para atender derechos y gestionar brechas.
Cómo te ayuda OnSystem
En OnSystem ofrecemos un servicio de protección de datos y cumplimiento RGPD para empresas en Zaragoza y gestionamos la documentación técnica para ayudarte a cumplir la normativa vigente, desde Zaragoza, dentro de nuestros servicios IT para pymes. Para tener copias y actualizaciones bajo control, consulta nuestra guía de gestión de infraestructura IT. Contacta con nosotros y te orientamos.
Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico.